Tout chef d’entreprise doit savoir gagner du temps au travail, qu’il/elle soit travailleur indépendant, gérant d’une TPE ou président d’une grosse PME. Mais comment faire ? SFC Invest vous donner 5 astuces et bonnes pratiques qui vous permettront de gagner du temps au travail !

En effet, plus on gère efficacement son temps de travail, plus on peut réaliser de projets et mieux on peut préserver un bon équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

Astuce 1 : Gagner du temps au travail, c’est d’abord bien ranger !

L’espace physique

Et oui, il faut commencer par ranger son bureau : son vrai bureau (celui en bois ou en métal, sur lequel est posé votre PC et vos papiers…). Vous noterez que suite à ce rangement, vous gagnerez plusieurs minutes par jour, sans problème.

Certaines personnes, qui partent de loin en termes de rangement, pourront gagner plusieurs heures par semaine. En effet, si vous passez beaucoup de temps à chercher vos dossiers, votre stylo, vos clés, etc. prendre 2 heures pour tout ranger, une fois pour toute, sera très utile.

Pour que votre espace de travail demeure bien rangé, il faut procéder ainsi : tout ranger, en une seule fois, et jeter tout ce qui ne vous est pas vraiment utile. Trouvez aussi un endroit définitif pour chaque chose. Et si vous pensez que certains objets vous s’accumuler et dépasser l’espace de rangement prévu, anticipez…L’exemple type : les factures, il faut prévoir à l’avance un espace suffisamment grand et un plan d’archivage (ou de les jeter lorsqu’elles ne sont plus nécessaires).

ranger son espace de travail

Et l’espace numérique aussi

Pour certains d’entre nous, on passe le plus clair de notre temps sur notre ordinateur.

Alors, si vous passez des heures par semaine à chercher où vous avez mis l’email de votre client, le repertoire contenant les photos de votre produit et ainsi de suite, vous savez ce qu’il vous reste à faire : nettoyer votre ordinateur.

La même démarche s’applique : commencez par le bureau de votre PC ou Mac, et rangez tout, de A à Z. Créez une arborescence de répertoires, et mettez-y tous les fichiers. Il faut que votre bureau ne contienne que quelques répertoires et quelques fichiers. La simplification ne vous fera pas seulement gagner du temps au travail mais aussi allégera votre esprit…

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Créez des répertoires et sous-répertoires, reflétant une bonne organisation liée à votre activité. Par exemple, j’ai créé un répertoire « SFC Invest » dans lequel j’ai mis « Commercial », « Marketing », « Projets clients », « Comptabilité », etc.

A l’intérieur de ces répertoires, j’ai créé des sous-répertoires puis y ai mis mes fichiers. Il devient alors très facile de retrouver ce qu’on cherche rapidement.

Le même fonctionnement s’applique bien entendu aux documents partagés avec d’autres membres de votre équipe, utilisant des services tels que Dropbox ou Google Apps.

Astuce 2 : Il faut aussi faire des listes « todo »

J’en fais depuis 10 ans environ et c’est la solution miracle pour ne pas se laisser déborder et gagner du temps eu travail.

J’ai commencé par avoir un simple fichier texte (Bloc-Notes), dans lequel je notais chaque nouvelle tâche ou action à réaliser, au fur et à mesure qu’elles arrivaient. Plusieurs fois par jour, je consultais ma « todo list » et repositionnais les actions selon une ordre de priorité bien établi.

Commencez par maîtriser la matrice urgent/important

Cet outil vous permettra de bien prioriser chaque action à réaliser. Voici une petite vidéo sur le sujet, disponible sur notre chaîne Youtube :

Utilisez aussi votre calendrier pour noter vos actions à heure fixe

S’il y a des actions que vous êtes contraint de mener à heure fixe, tels que des RDV téléphoniques, des RDV clients, etc, pensez à les noter dans votre calendrier professionnel, que ce soit sous Outlook, Google Calendar ou autre.

Vous pourrez indiquer des alertes sonores 15 minutes avant chaque action, de manière à ne rien oublier !

Rien ne fait en effet perdre plus de temps que de louper un RDV, devoir ensuite le replanifier, présenter ses excuses à son client, etc.

Astuce 3 : Faites du Yoga, de la Sophrologie ou de la Méditation

Vous allez me dire, quel rapport avec le fait de gagner du temps au travail ?

C’est simple, toutes ces pratiques permettent d’affiner ses capacités à se concentrer sur l’instant présent et donc sur la tâche en cours.

Les gens qui pratiquent du yoga depuis longtemps sont capables de rester concentrés sur un seul sujet ou idée pendant des heures d’affilée. Ce niveau de pratique n’est pas utile au quotidien, mais le fait de pouvoir limiter le vagabondage de son esprit pendant 1 heure, le temps de finir une tâche est d’une grande aide pour le travail.

faire du yoga pour se concentrer mieux

 

Astuce 4 : Apprenez à dire non et à trancher

Certains entrepreneurs ne supportent pas l’idée de devoir dire non, car ils estiment qu’ils perdent des opportunités en le faisant.

Or il faut bien se dire que dire non, c’est aussi dire oui à autre chose. Par exemple, si je refuse le projet d’un client car j’estime que c’est un projet peu payé et très chronophage, je dis certes non à de l’argent et un client, mais je dis potentiellement aussi oui à faire des efforts pour trouver d’autres clients, qui me payeront mieux.

C’est une attitude qui n’est pas facile à avoir, car en tant qu’entrepreneurs, on est souvent dans une optique de vouloir tout faire et tout essayer.

Alors, pour gagner du temps, apprenez à choisir et à décliner des opportunités !

Astuce 5 : Commencez chaque journée par ce qui est vraiment important

Ce point rejoint et complète celui sur la gestion de vos priorités.

Il s’agit de vous dire au début de chaque journée : « Quelles sont les tâches que je peux faire aujourd’hui qui feront le plus avancer mon entreprise ? ».

Concrètement, si vous avez une liste d’actions à mener dans la journée, commencez impérativement par celles qui vont servir vos objectifs à long terme. Car, le plus souvent, la journée passe tellement vite qu’on a pas le temps de tout faire.

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Astuce 6 : Simplifiez tout, le plus souvent possible

Un adage anglo-saxon qu’on ferait bien de suivre davantage en France dit, tout simplement : « Keep it Simple ». L’adage lui-même est preuve de ce qu’il préconise. 3 mots pour expliquer qu’il faut viser à simplifier autant que possible.

Je vous donne un exemple concret. Vous êtes en train de faire un choix de CRM pour suivre votre base de clients, noter les actions commerciales à réaliser, etc.

Vous avez 3 outils dans votre liste finale et devez maintenant faire un choix définitif. Rappelez-vous que simplifier. Et pour cela, mettez-vous dans la situation de devoir utiliser l’outil au quotidien, plusieurs fois par jour…Quel outil vous fera gagner le plus de temps et économiser le plus de stress ? Celui qui est simple à utiliser bien sûr.

De la même manière, pour plein de processus de fonctionnement dans votre entreprise, privilégiez la simplification. Pas seulement pour gagner du temps au travail, mais pour aussi éviter les erreurs et donc la non-qualité. Plus un processus est simple à suivre, moins il est facile d’y faire des erreurs.

éviter les erreurs en simplifiant

Astuce 7 : Ne répondez pas tout de suite à vos emails

Une statistique a circulé il y a quelques années, qui indiquait que 80% des emails se résolvaient au bout de 24 heures si on y répondait pas.

En effet, on reçoit souvent des questions, demandes ou suggestions, par email, auxquelles les gens pourraient trouver la réponse par eux-mêmes. Donc si vous attendez un peu avant de répondre, l’email n’aura peut-être même plus de raison d’être et cela vous fait encore une bonne façon de gagner du temps au travail !

Attention toutefois à ne pas sur-utiliser cette astuce, surtout avec vos clients, qui eux sont précieux et doivent être choyés 🙂

 

 

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